1. Vorteile der GmbH
Die GmbH ist eine juristische Person, bei der die Gesellschafter ihre Haftung auf das Stammkapital beschränken können. Sie bietet daher für kleine und mittlere Unternehmen den Vorteil einer Haftungsbe-schränkung mit einfachen Mitteln. Die GmbH ist relativ kostengünstig zu gründen (Notarkasten ca. 300,-- - 350,-- €). Ihr Mindeststamm-kapital beträgt 25.000,-- EUR. Die GmbH ist ein flexibles Instrument, das den individuellen Gegebenheiten relativ leicht angepasst werden kann.
2. Die Gründung der GmbH
a) Beurkundung des Gesellschaftsvertrages:
Die GmbH wird errichtet durch notarielle Beurkundung des Ge-sellschaftsvertrages. Im Gesellschaftsvertrag sind zu regeln:
- die Firma und der Sitz der Gesellschaft
- der Gegenstand und der Zweck des Unternehmens
- die Kapitalaufbringung mit Festlegung des Stammkapitals
- der Betrag, der von jedem Gründungsgesellschafter auf
das Stammkapital zu leisten ist.
Darüber hinaus werden häufig weitere Fragen, die für die Gesellschaft von Bedeutung sind, in der Satzung geregelt (z.B. Zustimmungspflichten bei der Veräußerung von Geschäftsanteilen, Wettbewerbsverbote, Vertretungsrecht des Geschäftsführers, Vererbung von Anteilen etc.).
Ihr Notar wird Sie über die sinnvolle Satzungsgestaltung gerne beraten !
b) Organbestellung:
Im zweiten Schritt sind die Organe der Gesellschaft zu bestellen:
Die Gründungsgesellschafter müssen durch Beschluss entschei-den, welche Personen Geschäftsführer werden sollen und welche Vertretungsbefugnis sie haben.
c) Stammkapital:
Der dritte Schritt ist die Aufbringung des Stammkapitals. Die Gründungsgesellschafter müssen die im Gesellschaftsvertrag ü-bernommene Stammeinlage einzahlen, d.h. bei einer Bar-gründung Geld einzahlen, bei einer Sachgründung den Gegens-tand in die Gesellschaft einbringen.
d) Handelsregisteranmeldung:
Der nächste Schritt zur Existenz der GmbH ist die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister. Der Notar wird für Sie die Handelsregisteranmeldung vorbereiten. Sie ist von sämtlichen Geschäftsführern abzugeben. Dabei haben diese zu versichern, dass das Stammkapital eingezahlt ist. Außerdem müssen weitere Angaben bestätigt werden. Die Leistung der Stammeinlage wird in der Regel durch Vorlage einer Einzahlungsquittung (Bankbes-tätigung) erbracht.
Mit der Eintragung der GmbH im Handelsregister ist diese als ju-ristische Person mit der Haftungsbeschränkung entstanden.
Der Notar organisiert für Sie die Gründung, führt die not-wendigen Beurkundungen durch, und reicht Ihre Handels-registeranmeldung mit den notwendigen Unterlagen beim Handelsregister ein.
3. Die Entstehung der GmbH
Die GmbH entsteht rechtlich erst mit der Eintragung in das Handelsregister. Mit der Eintragung tritt deshalb auch erst die beschränkte Haftung ein. Bis zu diesem Zeitpunkt können deshalb Gründungsge-sellschafter bzw. für die Gesellschaft Handelnde persönlich in An-spruch genommen werden.Der Inhalt der Eintragung wird von Amts wegen im Bundesanzeiger und im Handelsregister bekannt gemacht.
Vorsicht:
Die Veröffentlichungen bieten diversen Adressbuchverlagen und anderen Unternehmen Veranlassung, ihre Leistungen anzubieten. Aus Erfahrung ist jedoch festzustellen, dass oft fälschlicherweise davon ausgegangen wird, es bestehe eine Verpflichtung zur Annahme solcher Angebote. Überweisen Sie keine Eintragungsgebühren, die nicht vom Gericht (!) angefordert werden. Fragen Sie lieber Ihren Notar bei unklaren Rechnungen !
4. Die GmbH im Wirtschaftsleben
a) Die Organe
Für die Gesellschaft handelt im Wirtschaftsleben der oder die Geschäftsführer, sie sind zur Vertretung berechtigt, sie führen die Geschäfte.
Wie bereits dargelegt, wird der Geschäftsführer von den Gesellschaftern in einer Gesellschafterversammlung bestimmt. Die Ge-sellschafter können jederzeit mit Mehrheitsbeschluss die Bestel-lung widerrufen und den Geschäftsführer entlassen. Er ist auf ihr Vertrauen angewiesen.
Zusätzlich zum Bestellungsbeschluss ist mit dem Geschäftsführer ein Anstellungsvertrag abzuschließen, der die Rechte und Pflich-ten des Geschäftsführers und die Vergütung regelt. Dabei ist auch zu klären, ob der Geschäftsführer sozialversicherungspflich-tig ist oder nicht. Ihr Notar hilft lhnen gerne bei der Gestal-tung des Geschäftsführervertrages.
b) Die Gesellschafterversammlung
Die Gesellschaftsversammlung ist das oberste Willensorgan der GmbH. Sie bestimmt das Leben der GmbH. Sie kann den G-schäftsführer zu bestimmten Geschäftsführungsmaßnahmen Weisungen erteilen. Die Gesellschafter fassen in der sogenann-ten Gesellschafterversammlung ihre Beschlüsse. Grundsätzlich gilt das Mehrheitsprinzip, ausnahmsweise sind qualifizierte Mehr-heiten erforderlich, etwa bei Satzungsänderungen ¾ Mehrheit.
5. Die Pflichten des Geschäftsführers
a) Rechte und Aufgaben
Der Geschäftsführer hat die Aufgabe der Leitung des Betriebes (§ 37 I GmbHG). Damit verbunden ist die treuhänderische Wahr-nehmung fremder Vermögensinteressen und die Sorge für einen reibungslosen, effizienten und gewinnorientierten Betriebsablauf. Hierbei hat er die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden. Grundsätzlich ist die Geschäftsführungsbefugnis für gewöhnliche Rechtsgeschäfte umfassend, kann aber durch Sat-zung, Gesellschaftsversammlung und Beschlüsse des Aufsichts-rats bzw. Beirates beschränkt werden (§ 37 I GmbHG). Weiter-hin ist der Geschäftsführer für die Vertretung nach außen verantwortlich (§ 35 I GmbHG). Gegenüber Dritten ist die Vertre-tungsmacht des Geschäftsführers inhaltlich unbeschränkt (§ 37 II Satz 1 GmbHG). Besteht Gesamtvertretung, steht dem Ge-schäftsführer, anders als bei der Einzelvertretung, die Vertre-tungsbefugnis nur zusammen mit anderen zu.
b) Pflichten
Der Geschäftsführer hat eine Reihe von Pflichten, deren Verletzung zu Schadensersatzansprüchen führen kann:
Auf dem Briefpapier der GmbH sind deren Rechtsform, ihr Sitz, das Registergericht des Sitzes, die Nummer, unter der die Ge-sellschaft eingetragen ist, sowie die Geschäftsführer und die Mit-glieder eines etwaigen Aufsichtsrates anzugeben. Die Geschäfts-führer haben bei Veränderungen im Bestand der Gesellschafter eine sogenannte Gesellschafterliste beim Handelsregister einzu-reichen.
Jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer sowie ein Neueintritt und eine Entlassung sind am Registergericht anzu-melden.
Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für eine ordnungsgemäße Buchführung der Gesellschaft zu sorgen, insbesondere den Jahresabschluss, also die Bilanz aufzustellen.
Die Geschäftsführer haben weiter gegenüber dem Finanzamt die vorgeschriebene Steuererklärungen abzugeben. Darüber hinaus trifft die Geschäftsführer allgemein die Pflicht, die Geschäftsfüh-rung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auszuführen, also sämtliche Aufgaben ordnungsgemäß durchzuführen.
Bei Verletzung dieser Pflichten haften die Geschäftsführer!
Vielfach unbekannt ist, dass ein Geschäftsführer persönlich für die steuerlichen Verpflichtungen der GmbH haftet, wenn aufgrund seines Verschuldens Steuern nicht oder nicht rechtzeitig festge-setzt werden oder nicht oder nicht rechtzeitig entrichtet werden (§ 69 Abgabenordnung). Der Geschäftsführer einer GmbH über-nimmt die Aufgaben eines Arbeitgebers. In dieser Funktion hat der Geschäftsführer die monatlichen Lohnsteuer- und Umsatz-steuervoranmeldungen abzugeben, sowie die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers einzubehalten und an das Finanz-amt abzuführen (§§ 38 III, Satz 1, 41 a I und II, EStG). Die Pflicht zur Voranmeldung und Abführung gilt auch für die Um-satzsteuer (§§ 16 ff UStG).
Der Geschäftsführer der GmbH hat dafür zu sorgen, dass die GmbH ihren Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern nachkommt. Die bei der GmbH beschäftigten Arbeitnehmer sind bei dem Krankenversicherungsträger - in der Regel der AOK - anzumelden (§ 28 a SGB IV). Im folgenden sind die einbehaltenen Beiträge zur Krankenversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung bei der Krankenkasse einzuzahlen, die von dieser weitergeleitet werden. Der Gesellschafter-Geschäftsführer haftet für einbehaltene und nicht abgeführte Ar-beitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge. Werden Mit-arbeiter beschäftigt, sind diese bei der zuständigen Berufsgenos-senschaft, dem Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, anzumelden und deren Entgelte nachzuweisen (§§ 165, 166 SGB VII). Der Geschäftsführer ist für die Abführung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft verantwortlich. Aus der Fürsorgepflicht der Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer heraus ist der Ge-schäftsführer verpflichtet umfangreiche Maßnahmen zur Vermei-dung von Unfällen am Arbeitsplatz zu treffen (§§ 618 BGB, 62 HGB, 120a GewO, 21 I SGB VII, 104 I, III SGB VII). Bei einem Verstoß gegen einzelne Unfallverhütungsvorschriften kommt eine Geldbuße nach § 209 SGB VII in Betracht.
Generell können Gläubiger der GmbH natürlich nur die Gesellschaft selbst und nicht den Geschäftsführer persönlich in An-spruch nehmen. Von diesem Grundsatz gibt es jedoch verschie-dene Ausnahmen. Allgemein bekannt ist, dass der Geschäftsfüh-rer vor der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister für alle Verpflichtungen, die zu Lasten der zukünftigen GmbH eingegangen werden, persönlich haftet, § 11 Abs. 2 GmbH-Gesetz. Weithin unbekannt ist allerdings der Umstand, dass ein Ge-schäftsführer einer GmbH auch persönlich haftet, wenn er ver-spätet oder überhaupt keinen Insolvenzantrag stellt. Ist eine GmbH zahlungsunfähig oder ist sie überschuldet, so müssen die Geschäftsführer unverzüglich, spätestens aber 3 Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit bzw. der Überschuldung die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beantragen. Diese Verpflichtung trifft jeden Geschäftsführer, gleichgültig ob er nach der Geschäftsverteilung für die Buchhaltung oder die technische Entwicklung zuständig ist.
Weitere Haftungsrisiken ergeben sich aus § 43 II GmbHG. Danach haftet der Geschäftsführer persönlich bei Auszahlungen an die Gesellschafter, welche das Stammkapital der Gesellschaft angreifen (§§ 43 III i.V.m. § 30 GmbHG). Eine Haftung entsteht nach § 43 III GmbHG i.V.m. § 33 GmbHG bei der Mitwirkung des Geschäftsführers beim Erwerb eigener Anteile durch die Gesell-schaft. Nach § 49 III i.V.m. § 43 II GmbHG wird gehaftet bei un-terlassener Einberufung der Gesellschafterversammlung bei dem Verlust von 50 % des Stammkapitals der Gesellschaft. Außerdem darf der Geschäftsführer in öffentlichen Mitteilungen die Vermö-genslage der GmbH nicht unwahr darstellen oder verschleiern (§ 82 II Nr. 2 GmbHG).
6. Gewerbeanmeldung - Staatliche Genehmigung
Wenn Sie eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie dies der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde (Ordnungsamt, Gewerbeamt, Steueramt usw.) mitteilen.
Grundsätzlich ist die Aufnahme eines Gewerbes also nur anzeige-pflichtig und nicht von einer staatlichen Erlaubnis abhängig. Es gibt aber Ausnahmen. Dies gilt beispielsweise für Hotels, Grundstücks-makler, Finanzierungsvermittler, Taxiunternehmer, Güter- und Fern-verkehr usw.
Wenn das Unternehmen nach seinem Gegenstand einer staatlichen Genehmigung bedarf, ist die Eintragung im Handelsregister von der Vorlage einer Bestätigung der Genehmigungsbehörde abhängig, aus der hervorgeht, dass die Genehmigung im Fall der Eintragung der GmbH in das Handelsregister erteilt wird. Diese Bestätigung erhalten Sie in der Regel bei Ihrer zuständigen Gemeinde oder dem Land-ratsamt. Soweit es auf die persönliche Zuverlässigkeit des künftigen Geschäftsführers ankommt, kann sie erst erteilt werden, wenn dieser ein Führungszeugnis und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregis-ter vorlegt. Handwerksbetriebe müssen dem Registergericht eine Bes-tätigung der Handwerkskammer bezogen auf die GmbH vorlegen.
7. Was muss auf dem Geschäftspapier stehen?
Auf dem Geschäftspapier der GmbH müssen folgende Angaben ent-halten sein:
- Rechtsform ("Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder abge-kürzt z.B. "GmbH"),
- Nennung des Registergerichts des Sitzes der Gesellschaft und der Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetra-gen ist (z.B. Registergericht AG Würzburg HRB 2345),
- Listung aller Geschäftsführer,
Notare Prof. Dr. Limmer & Dr. Friederich
Marktplatz 24, 97070 Würzburg
0931-322330
